Roosters importeren | GP-Untis

Inleiding

Roosters kunnen worden geïmporteerd vanuit een roosterapplicaties. Imports kunnen op verschillende manieren plaatsvinden. Deze instructie beschrijft de import van het GP-Untis Resis export (vanaf versie 2009) bestand.

Voorbereiding | Roosterbestand exporteren uit GP-Untis

Voordat u de roosters in ComTak kunt importeren maakt u het in GP-Untis het export bestand. Dit gaat als volgt

• Open het actuele roosterbestand
• kies voor Bestand in het menu
• Importeren / Exporteren
• Exporteren
• Resis
  • Voer het datumbereik in van het rooster dat u wilt exporteren
  • Selecteer de optie "Per klas één regel"
  • Zorg ervoor dat de optie "Aliassen gebruiken" uit staat
• Sla het export bestand op met een duidelijke naam en onthoud de plek waar u het bestand opslaat

Het roosterbestand is nu aangemaakt en klaar om te importeren in ComTak.

Voorbereiding | Uw instellingen controleren

Voordat u de roosters in ComTak kunt importeren is het van belang dat u de volgende gegevens heeft ingesteld:

E-Mail adres

ComTak zal u een verslag sturen van de import. Controleer of u een geldig e-mail adres hebt ingevoerd. Klik hiervoor op uw naam (rechtsboven in het scherm). U kunt hier zowel een school e-mail adres en een ander e-mail adres invoeren. U kunt kiezen welk adres gebruikt wordt door ComTak voor het verzenden van informatie zoals dit importverslag.

Roosterdefinitie

Vaak werken roostermakers van één team aan 1 rooster. Tijdens de import maakt het dan niet uit wie het roosterbestand importeert. Het gehele rooster wordt dan vervangen.

Soms werken roostermakers van meerdere teams (afdelingen of sectoren) aan 1 of meerdere roosters. Van belang is dan dat ComTak weet welke lessen door welk team zijn geïmporteerd zodat bij een roosterupdate de juiste lessen geupdate worden.

In uw persoonlijke instellingen (klik op uw naam rechtsboven in het scherm) kunt u kiezen in welk roosterteam u actief bent. Deze roosterdefinities kunnen aangemaakt worden in "Roosterbeheer". De roosterdefinitie bepaalt of bestaande roosterblokken verwijdert worden. ComTak zal de bestaande lessen in hetzelfde datumbereik verwijderen indien deze dezelfde roosterdefinitie hebben.

Het importeren van een roosterbestand

Het importeren van het zojuist aangemaakte roosterbestand gaat als volgt:

• Login als roostermaker in ComTak via het adres: https://import.comtak.nl
• ComTak toont de startpagina en mogelijk uw "contacten en acties"
• Kies de afdeling (of het team) dat lid is van de sector waarvoor u het rooster wilt importeren.
• 
  
• Kies voor "Rooster"
• Selecteer de actie "Lesrooster importeren (Resis)..." 
• Selecteer het roosterbestand dat u heeft geëxporteerd uit GP-Untis
• Klik op "Toepassen"
• ComTak zal het roosterbestand valideren en hiervan een verslag tonen.
• Controleer of de informatie correct is.
• Indien correct: Kies voor "Toepassen" om het lesrooster daadwerkelijk te importeren.
• ComTak toont de mededeling dat de actie "importeren" is aangevraagd en u het resultaat per e-mail zult ontvangen. 

Het importeren van het rooster kan enkele minuten tot wel 15 minuten voor een gehele periode. Vooral als er veel bestaande lessen vervangen moeten worden kan het importeren meer tijd in beslag nemen. Nadat de import gereed is krijgt u per mail hiervan een verslag. Het verslag ziet er als volgt uit:

Het importverslag toont gegevens over:

• periode waarvoor de lessen zijn geïmporteerd
• naam van het importbestand
• aantal waarschuwingen
• aantal fouten (nu niet zichtbaar)
• aantal verwijdere lessen
• aantal nieuw geïmporteerde lessen
• overzicht van waarschuwingen

Zoals u ziet worden er in dit voorbeeld 2 verschillende waarschuwingen gegeven:

• klassen (2) die niet geïmporteerd werden omdat niet kon worden herkend bij welke afdeling (of team) deze horen
• klassen (4) die niet geïmporteerd werden omdat de weergave naam (de naam waarmee ze worden weergegeven in ComTak) niet kon worden bepaald.

Er worden in dit voorbeeld voor 6 klassen geen roosters geïmporteerd.

Neem in het geval van fouten of waarschuwingen contact op met de functioneel applicatiebeheerder van ComTak voor uw afdeling en stuur hem deze mail om deze problemen op te lossen. U kunt ook contact op nemen met de helpdesk van ComTak. Ga hiervoor naar http://helpdesk.comtak.nl.