1 De basis

1.1 Inloggen

ComTak is een WEBbased applicatie. Dit betekent dat u slechts een internetbrowser en internettoegang nodig heeft om met ComTak te werken. U kunt de applicatie gebruiken door in de internetbrowser de webpagina in te typen. U vindt ComTak hier: http://login.comtak.nl, of om direct naar uw schoolversie van  ComTak te gaan: http://uwschoolnaam.comtak.nl. Daarbij vult u voor “uwschoolnaam”de naam van uw instelling in.

Bovenin het scherm kunt u uw logingegevens in voeren. Iedere gebruiker (medewerkers, beheerders en studenten) heeft een eigen inlogaccount. Deze gegevens worden door uw instelling aangeleverd. Na het invoeren drukt u op Enter of klikt u op de inlogknop onder uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Als u bent ingelogd ziet u de ComTak applicatie in de huisstijl van de huidige afdeling.

De volgende gegevens ziet u in het beginscherm:

1.1.1 Hoofdmodulen

Alle functionaliteiten van ComTak zijn ondergebracht in modulen.

Afhankelijk van de toegang (rechten) die u heeft ziet u in menu deze modulen.

• Algemeen module
  In de Algemeen module kunt u algemene gegevens zien, waaronder student- en medewerker gegevens en berichten. Hier kunt u ook allerlei gegevens aanpassen zoals klassen aanmaken of een SLB aan een klas koppelen. Verder kunt u hier ook mededelingen in aanmaken die op de startpagina worden getoond.
• Roostermodule
  In de roostermodule kunnen roosters geïmporteerd worden, examens gepland en gezocht worden en certificeringen beheerd worden
• Onderwijsmodule
  De onderwijsmodule huist alles wat te maken heeft met praktijkonderwijs. Hier kunnen o.a. opdrachten gemaakt worden, projectgroepen gekoppeld worden en projecten beoordeeld worden.
• Presentiemodule
  De presentiemodule is waar u de aanwezigheid van studenten in kunt vullen bij uw lessen. Hier kunt u ook meer informatie vinden zoals verzuimoverzichten van de afgelopen perioden e.d.
• BPV module
  De BPV module ondersteunt u in de organisatie van de BPV. Praktijkplaatsen, BPV periode, rapportages en begeleiden van BPV momenten vindt hier plaats.
• Beheermodule
  De Beheermodule is de plek waar u instellingen kunt beheren voor de applicatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan naamgeving van bepaalde onderdelen, of een importmodule waarmee u studenten kunt importeren in 

1.1.2  Uw naam

Door op uw gebruikersicoon te klikken in de rechterbovenhoek van Comtak klapt u uw gebruikers menu uit.

Hier ziet u uw naam staan. Door op het tandwiel te klikken ziet u al uw gegevens. In dit scherm kunt u direct al uw gegevens aanpassen. Het is raadzaam dit te doen. Verderop is er een instructie die toelichting geeft op dit scherm.

1.1.3 Huidige afdeling

ComTak is bewust van afdelingen. Een medewerker kan werkzaam zijn bij 1 of meerdere afdelingen. Indien u lid bent van meerdere afdelingen ziet u boven in het scherm de actieve afdeling. Tijdens het werken met ComTak ziet u dan alleen de gegevens van deze afdeling (studenten, medewerkers, opleidingen, projecten, etc.). Wilt u gegevens zien van een andere afdeling waarbij u werkzaam bent dan kunt u in deze lijst een andere afdeling kiezen. Alleen beheerders kunnen een medewerker aan meerdere afdelingen toevoegen.

1.1.4 Uitloggen

Door op afmelden te klikken logt u uit.

U ziet dan de volgende schermafbeelding:

Omdat u in een omgeving zit waarin u resultaten van studenten kunt invoeren en wellicht privacy gevoelige informatie kunt bekijken is het van belang uit te loggen als u van uw werkplek wegloopt. Bovenstaande scherm zult u ook zien als u gedurende een langere tijd (20 minuten) niets heeft gedaan in ComTak en daarna weer iets aanklikt. U ziet dat de lay-out weer de algemene ComTak lay-out is. Indien u verder wilt werken dient u zich opnieuw aan te melden.

Indien u dit scherm ziet omdat u een verkeerde inlog ingevoerd heeft, kunt u direct een tijdelijk wachtwoord aanvragen. Met deze tijdelijke inloggegevens kunt u vervolgens een nieuw wachtwoord kiezen nadat u bent ingelogd.

1.2 Werken met ComTak

ComTak is een WEBbased applicatie. Dat betekent dat u via het scherm opdrachten geeft aan een andere computer (een Server) die vervolgens weer antwoordt aan u. Soms lijkt het alsof er niets gebeurt.

Hoe u kunt zien of ComTak bezig is wordt bepaald door de webbrowser die gebruikt wordt. In bovenstaande schermafdruk ziet u Google Chrome. Bovenin het scherm ziet u een bewegende cirkel dat aangeeft dat er activiteit is. Verder laat Comtak een "Bezig..." popup zien zolang het bezig is met gegevens laden. Wacht totdat er geen activiteit meer is voordat u opnieuw ergens op klikt.

De opbouw van de applicatie is door de hele applicatie het zelfde. Zo zult u bijna altijd een filter en een resultaat zien. Onderstaande afbeelding geeft als voorbeeld het scherm van de “Onderwijsmodule”.

1.2.1 Filter

Met het filter bepaalt u welke gegevens u wilt zien. In het voorbeeld hieronder ziet u een overzicht van hoofdprojecten. Dit ziet u aan de titel boven het filter. U ziet in dit scherm weer een filter en een resultaat gedeelte. Met het filter kan bepaald worden welk resultaat u ziet (in dit voorbeeld dus welke “Opleidingen”). Alle filters staan op “onbeperkt” wat betekent dat u alle projecten ziet. U zou hier nu bij voorbeeld kunnen filteren op

• Omschrijving
• Soort
• Dossiertype
• Combinatie van bovenstaande 3 filters
  Door de filters hierboven te combineren kunt u zelf bepalen hoe u de projecten wilt filteren. Zo kunt u de combinatie opleiding en categorie gebruiken om van een bepaalde opleiding alleen de projecten te zien van een bepaalde categorie.

Het is niet de bedoeling de onderwijsmodule of “Opleidingen” hier te behandelen. De onderwijsmodule wordt in een andere instructie toegelicht. Hier gebruiken we dit scherm om u een beeld te geven van de wijze waarop een “filter” in ComTak gebruikt wordt.

Van belang is dat de filteronderdelen die gemarkeerd zijn met een * verplicht zijn. U dient deze in te vullen.

1.2.2 Het filter “Student:”

Een filter dat veel voorkomt is het filter “Student”. Dit filter bestaat soms uit twee onderdelen, het filter “Klas” en het filter “Naam”. Beide werken dan los van elkaar. Als u eerst een klas selecteert en dan de lijst studenten openen klapt ziet u alle studenten van die klas. Laat u het eerste filter op onbeperkt staan en kiest u een student uit de lijst dan zal ComTak de klas invullen. Het zoeken van een student in de namenlijst gaat eenvoudig door de eerste letters van de naam in te typen.

LET OP: Soms is het studentfilter gecombineerd met het klas filter. Zoals in het volgende voorbeeld:

In deze situatie is het eerste gedeelte “klas”  slechts bedoeld om snel een student te kunnen vinden. Het filter zal het resultaat echter niet filteren op klas maar alleen op student. Het betreft hier namelijk een studentfilter!

1.2.3 Resultaat

In het “Resultaat” blok  ziet u het resultaat van uw selectie. In dit blok kunt u vaak “doorklikken”. In dit voorbeeld kunt u een hoofdproject bekijken door het te “Selecteren”. Soms zijn gegevens “gelaagd” weergegeven. Door op het “+” teken te klikken voor gegevens kunt u dan de details eronder zien. Onderstaande afbeelding geeft hier een voorbeeld van.

Ook in dit voorbeeld zien we een “Filter” en “Resultaat” blok. In dit voorbeeld kunnen de filters gecombineerd worden om de juiste gegevens op te vragen. Zo zou hier gefilterd kunnen worden op een klas om alle presentie/absentie van één klas te kunnen zien voor een bepaalde periode.

Van de klas in het filter zijn meer details aanwezig. Dat is zichtbaar door het “+” teken voor de totalen van de verschillende klassen typen. Door op het “+” teken te klikken zullen de details zichtbaar worden.

In dit voorbeeld is er geklikt op het “+” teken voor “Type: Algemeen”. De details zijn dan ook zichtbaar.

In het Resultaat venster kan vaak gesorteerd worden. Zo zien we in bovenstaande overzicht in de “Tabel kop” de volgende sorteerbare kopjes: Omschrijving, Van, Tot, Aangemaakt op, Aangemaakt door, Studieloopbaanbegeleider, Huidige Financier, Keuzelijst, Synchroniseren en Studenten weergeven. Door op één van de kopjes te klikken wordt het resultaat gesorteerd en of getotaliseerd op dit gegeven. In onderstaand voorbeeld is geklikt op het kopje “Aangemaakt Door”. Zoals te zien is zijn de weergegeven klassen nu alfabetisch gesorteerd op de achternaam van de persoon die hem aangemaakt heeft.

Soms geeft het aanpassen van een filter direct resultaat, meestal dient u echter eerst onderin het scherm op “Toepassen” te klikken. Houdt u er rekening mee dat een WEBapplicatie eerst alle gegevens naar een “server” moet sturen voordat deze opgeslagen kunnen worden. Iets intypen in een formulier op uw scherm betekent dus niet dat deze gegevens opgeslagen worden. Hiertoe dient u altijd op “Toepassen” te klikken.

1.2.4 Filter, resultaat en acties

Het “Filter” en “Resultaat” dat u ziet zijn afhankelijk van de keus die u heeft gemaakt. Eerst kiest u voor één van de hoofdmodulen, waarna u in het “Navigatie” gedeelte of onder “Acties” een keus maakt.

In de volgende schermafbeelding ziet u het “Navigatie” en “Acties” blok van de “Roostermodule”. Te zien aan de paarse balk over “Rooster” in de “Navigatie” zien we het “Resultaat” namelijk het rooster. U ziet dat er behoorlijk wat “Navigatie-items” zijn. Het is niet de bedoeling die hier te behandelen. In één van de volgende instructies zullen deze  items aan bod komen. Onder de “Acties” ziet u de acties die van toepassing zijn voor dit “Resultaat”. U ziet de volgende acties:

• Presentielijsten weergeven
• Lessen zonder presentie
• Lessen zonder presentie totalen
• Les toevoegen

Roosters en het beheren van deze zullen we in een andere instructie verder toelichten. Welke acties u ziet is afhankelijk van het resultaat dat u ziet en de rechten die u heeft. Zo staat in dit voorbeeld de actie “Les toevoegen”. U zult deze actie alleen zien als u een rooster voor u ziet en u het recht heeft aan het rooster een les toe te voegen.

1.3 Gemarkeerde  items  verwijderen

In het resultaat venster zult u regelmatig een lijst zien. Achter de lijst items ziet u een vinkbox als u de items mag verwijderen. Door op de vinkbox te klikken kunt u dit item selecteren. Als u na het selecteren van één of meer items kiest voor de actie “Gemarkeerde items verwijderen…” zal ComTak proberen deze items te verwijderen.

Indien u gegevens probeert te verwijderen die gerelateerd zijn aan andere gegevens zult u een (fout) melding krijgen. Niet alle gegevens kunnen verwijderd worden in verband met het bewaren van historische gegevens. Hoewel u dan wellicht wel de autorisatie (recht) heeft om een dergelijk item te verwijderen lukt het dan soms toch niet.

Het is mogelijk om alle items in één keer te selecteren door op de vinkbox in de kolomkop te klikken.

1.4 Video instructie "Acties bij collecties"

ROCWB-Start