Berichten / mededelingen / rapportage

De berichtenmodule kan volledig vrij worden ingericht. Een bericht kan worden toegevoegd op basis van een sjabloon. Een sjabloon kan gekoppeld worden aan een object. Bij dat object is dan een actie beschikbaar voor het toevoegen van een bericht. Een voorbeeld:

Een sjabloon "Terugbelnotitie" wordt gekoppeld aan het object "BPV-organisaties". Als we een BPV-organisatie selecteren toont ComTak een actie "Terugbelnotitie toevoegen".

Een sjabloon "BPV-bezoekrapport" wordt gekoppeld aan het object "BPV-moment". Als we naar een BPV-moment van een student kijken zien we daar een actie "BPV-bezoekrapport toevoegen". Alle bestaande bezoekrapporten worden bij het BPV-moment in een lijst weergegeven.

Relevante berichten worden voor de betreffende personen op de startpagina weergegeven. Zo zal de BPV-begeleider die een bezoekverslag invoert, deze terugzien op de startpagina. De student die het betreft ziet deze ook op de startpagina. Afhankelijk van de instelling in het sjabloon (leesbaarheid) ziet ook de mentor van de student deze op de startpagina.

Op de startpagina zijn relevante mededelingen, contact en acties en andere informatie zoals BPV-momenten te zien. Dit voorbeeld toont de startpagina van een SLB-er. Hier is bijvoorbeeld te zien welke studenten verzuimmeldingen hebben gedaan, en welke berichten recentelijk zijn gestuurd.

Voordat we berichten, verslagen, mededelingen, contacten of acties toe kunnen voegen moeten we sjablonen klaarzetten waarop deze berichten gebaseerd zijn.

Een sjabloon bestaat uit o.a. uit een omschrijving (de actie), leesbaarheid (wie mogen dit zien), en een formulier. Het formulier bepaalt wat we vast willen leggen. Het formulier is volledig vrij in te delen. Zo kunnen we tekstblokken, afbeeldingen, URL's, en "uploadknoppen" combineren.

In bovenstaand overzicht is een sjabloon weergegeven. De volgende velden zijn beschikbaar:

• Te gebruiken voor: Hier kunt u het object kiezen waarvoor dit sjabloon gebruikt gaat worden. In dit geval een Lesuur.
• Categorie: Sjablonen hebben een groepering: de categorie. Berichten worden weergegeven per categorie.
• Formulier: De inhoud van een bericht wordt vastgelegd in een formulier. Indien mogelijk selecteert u het formulier dat u wilt gebruiken
• Datum: Elk bericht heeft een datum. In lijsten kan hierop gezocht worden. Het sjabloon is feitelijk ook een bericht.
• Titel: De naam waarmee het sjabloon te gebruiken is. Bij het object is ook een actie beschikbaar "Titel toevoegen..." waarbij titel uiteraard de echte naam is.
• Leesbaar door: Hiermee bepaalt u wie dit bericht kan zien.
• Privébericht: Berichten kunnen ook aan groepen gekoppeld worden. Ook is het mogelijk dat indirecte personen het bericht zien. Bijvoorbeeld een bericht bij een les is zichtbaar voor alle betrokken bij deze les. Als we alleen de direct gekoppelde personen dit bericht willen laten lezen, kiezen we voor "privé" bericht. Indirecte personen zien dan het bericht niet.
• Soort bericht: Hier kunt u kiezen tussen een Contact, Actie of een mededeling. Van een mededeling wordt ook de inhoud op de startpagina getoond. Van Contact of actie ziet u alleen de titel op de startpagina.
• Status: Berichten kunnen verschillende statussen hebben.
• Inhoud: het formulier. Formulieren zijn te beheren in "Beheer | Formulieren". Zie hiervoor de instructie Formulieren | Beheren

We gaan het toevoegen van een sjabloon toelichten aan de hand van een voorbeeld.

Doel van het sjabloon: We willen een eindrapportage kunnen toevoegen aan een BPV-moment van een student. Dit doen we door een sjabloon toe te voegen voor het object "BPV-moment".

Het overzicht met bestaande sjablonen zijn te vinden als volgt:

• Startpagina
• Selecteer de actie Alle berichten onder de Start tab
• Kies in het filter "Weergeven" voor "Sjablonen"

De sjablonen worden weergegeven.

De sjablonen worden op datum weergegeven. Om te zien welke sjablonen al bestaan voor het object "BPV-moment" kunnen we in het filter "Sjabloon voor type" filteren op "BPV-moment"

Het overzicht toont 9 beschikbare sjablonen voor het type "BPV". De hoofdsjablonen die te zijn zijn Terugbelnotities en BPV-opdrachten. Als we een uitstapje maken naar een BPV-moment kunnen we de beschikbare acties zien.

De beschikbare acties bij een BPV moment zullen door deze sjablonen veranderen. Hiernaast zult u bepaalde rechten moeten hebben om deze acties te kunnen gebruiken.

Terug naar ons overzicht van "sjablonen". Met de Toevoegen knop bij de lijst van berichten kunnen we een nieuw sjabloon aanmaken.

Stap 2:

We kunnen de volgende velden instellen:

• Te gebruiken voor een: Hier kunt u het object kiezen waarvoor dit sjabloon gebruikt gaat worden. In dit geval een BPV-moment.
• Overnemen van: U kunt de instellingen van een sjabloon overnemen van een ander sjabloon. Dit doen we nu niet.
• Categorie: Sjablonen hebben een groepering: de categorie. Berichten worden weergegeven per categorie. We kiezen de categorie "BPV-rapportage"
• Formulier: De inhoud van een bericht wordt vastgelegd in een formulier. Selecteer het formulier dat u wilt gebruiken. We kiezen het formulier "Eindrapportage"
• Datum: Elk bericht heeft een datum. In lijsten kan hierop gezocht worden. Het sjabloon is feitelijk ook een bericht.
• Titel: De naam waarmee het sjabloon te gebruiken is. Bij het object is ook een actie beschikbaar "Titel toevoegen..." waarbij titel uiteraard de echte naam is. We gebruiken de naam "BPV-Eindrapportage". De actie bij een BPV-moment wordt dan "BPV-Eindrapportage weergeven".
• Leesbaar door: Hiermee bepaalt u wie dit bericht kan zien. We kiezen hier "Gerelateerde personen en mentor". Hierdoor zien alleen de personen die betrokken zijn bij een BPV-moment de berichten die gemaakt worden met dit sjabloon. Bij een BPV-moment zijn dat de BPV-begeleider en de student. De maker van het bericht ziet het bericht ook altijd. Omdat we kiezen voor "en mentor" zal de mentor de rapportages ook zien.
• Privébericht: Berichten kunnen ook aan groepen gekoppeld worden. Ook is het mogelijk dat indirecte personen het bericht zien. Bijvoorbeeld een bericht bij een les is zichtbaar voor alle betrokken bij deze les. Als we alleen de direct gekoppelde personen dit bericht willen laten lezen, kiezen we voor "privé" bericht. Indirecte personen zien dan het bericht niet. In dit geval maken we er geen privé bericht van. We maken dit sjabloon voor een BPV-moment en willen juist de indirecte personen gebruiken om het bericht weer te geven aan hen. Als we dit niet doen moeten we handmatig de student toevoegen aan het bericht.
• Soort bericht: Hier kunt u kiezen tussen een Contact, Actie of een mededeling. Van een mededeling wordt ook de inhoud op de startpagina getoond. Van Contact of actie ziet u alleen de titel op de startpagina. We kiezen hier voor "Contact". Het is een rapportage van een "contactmoment met de student". Het is geen actie. We kiezen niet voor "Mededeling" omdat dan de inhoud van de rapportage op de startpagina komt te staan. Dat is wellicht wat veel. Van een contact komt alleen de "titel" op de startpagina te staan. Na het selecteren van dit contact ziet de student het hele bericht.
• Status: Berichten kunnen verschillende statussen hebben.
• Inhoud: het formulier. We gebruiken het formulier "BPV-rapportage". Formulieren zijn te beheren in "Berichten | Formulieren". Zie hiervoor de instructie Berichten | Formulieren

De keuzes ingevuld. Na het "Toepassen" wordt het sjabloon aangemaakt en getoond.

Het sjabloon wordt getoond. Het formulier is zichtbaar. Het is mogelijk om teksten/afbeeldingen/video/bestanden in dit formulier te plaatsen. Elk bericht dat we maken met dit sjabloon zal dan deze teksten/afbeeldingen/video/bestanden hebben. In een bericht kunnen die wel weer gewijzigd worden.

Via "Terug" wordt de lijst met sjablonen weer getoond. In deze lijst zijn we nu ook het nieuwe sjabloon.

Bij een BPV-moment van een student is nu de extra actie "Overig bericht toevoegen" beschikbaar. Als we hierop klikken wordt een nieuw bericht aangemaakt, gekoppeld aan dit BPV-moment.

Een nieuw "Bericht invoeren" scherm wordt getoond. Kies hier het sjabloon BPV-Moment met het type Eindopdracht BPV. Eventueel kunnen we een andere datum en Titel invoeren, of andere velden wijzigen. Voor nu kiezen we gewoon Toepassen. Na het Toepassen wordt het bericht toegevoegd en het Berichtformulier getoond.

Het formulier van het eindrapport wordt getoond zodat we het direct kunnen gaan vullen. We hebben de mogelijkheid om de tekstblokken te voorzien van afbeeldingen en video. Ook kunnen we documenten uploaden.

Zomaar wat tekst, afbeeldingen en een youtube video.

Door de status van een bericht op "Voltooid" te zetten, geven we aan dat het rapport klaar is. De blokken zijn dan niet meer bewerkbaar. Blokken die leeg zijn worden niet meer weergegeven.