BPV-Urenstaat

Een urenstaat is een logboek waarin een student de uren bijhoudt die hij of zij loopt op zijn of haar stage. Ze moeten dit zelfstandig invullen, en zal pas geldig zijn als het is geprint en getekend door zowel de bpv-begeleider en de bpv-leider, als de student. Om het document te printen zult u het eerst moeten genereren en downloaden. Wanneer de urenstaten zijn gedownload, kan een leerling ze niet meer aanpassen. Dit is om fraude te voorkomen.

Urenstaten weergeven

Als medewerker kunt u de urenstaten van de leerlingen bekijken en beheren. Als u geen studenten begeleidt zult u standaard geen urenstaten zien. Door het filter van begeleider te wijzigen (1) kunt u de urenstaten van leerlingen van andere begeleiders zien. Ook kunt u daar ervoor kiezen om alle urenstaten weer te geven. Bij (2) kunt u de urenstaten op klas filteren. Om een urenstaat toe te voegen voor een leerling klikt u op (3).

Een gedetailleerdere beschrijving hierover kan worden gevonden in Bekijken urenstaten.

Urenstaat toevoegen

Wanneer u op "toevoegen" heeft geklikt, kom je bij het bovenstaande scherm uit. Vanuit hier kies je een leerling (1) en stel je de week waarin het urenstaat begint, (2) evenals de week waar het eindigt (3). U kunt er ook voor kiezen om specifiekere data in te voeren, om zo wat meer controle te hebben over wanneer de urenstaat ingaat, en wanneer het afloopt. Meer informatie betreffend het toevoegen va een urenstaat kan worden gevonden onder Invoeren urenstaten.

Urenstaat invullen

Bij (1) vult u de tijd in waarop de student begint met zijn of haar BPV, volgens de afspraken gemaakt met de begeleider van de leerling op het bedrijf waar deze de BPV volgt. Daarna, bij (2), het aantal uur dat de student op die dag aanwezig is geweest. Indien er een dagverantwoording is, en de student haalt het aantal uren niet, zal de reden voor deze afwijking op die dag ingevuld moeten worden bij (3). Bij (4) komen eventuele opmerkingen, bijvoorbeeld over de werkzaamheden of dergelijke. In geval van een weekverantwoording, zult u in plaats van de reden voor afwijking niet per dag invullen, maar per week bij (5).

Urenstaat verwijderen

Om urenstaten te verwijderen, klikt u eerst op "Verwijderen". Hierdoor verandert het menu, waardoor je de urenstaten kan selecteren en daadwerkelijk kan verwijderen.


Selecteer bij (1) de urenstaten die u wilt verwijderen. Er kan meer dan een selectie gemaakt worden. Vervolgens drukt u bij (2) op "Verwijderen". Mocht u toch iets niet willen verwijderen, dan klik je bij (3) op "Annuleren". In beide gevallen kom je terug in het gewone menu van de urenstaten.

Urenstaat downloaden en wijzigen

Wanneer je de urenstaten weergeeft, kun je ze ook openen, wijzigen, en een document genereren om vervolgens te downloaden en te printen. 


Kies bij (1) de urenstaat die u wilt wijzigen of downloaden.


Indien de urenstaat nog geen document heeft, kunt u er een genereren. Hiervoor klikt u op "Genereer urenstaat document" onder Urenstaten, in het menu van Rapporten.


Eenmaal gegenereerd komt u terug bij het scherm van het urenstaat invullen. Scroll omlaag tot u de gegenereerde documenten kunt zien. Rechts bij de documenten ziet u een download-icoon. Klik hierop om het document te downloaden.


Vervolgens wordt er om bevestiging gevraagd, aangezien u een Urenstaat niet meer kunt wijzigen wanneer het gedownload is. Klik op toepassen.

Als laatst krijgt u een bevestiging, en wordt het document gedownload in pdf formaat. 

Voor meer informatie, zie Urenstaten Downloaden

Urenstaat accorderen

Wanneer er een urenstaat document is geprint en ondertekend, zal de urenstaat door een medewerker geaccordeerd worden. Dit gebeurt vanuit het menu waar u alle urenstaten kunt zien. Zoek de urenstaat op die geaccordeerd moet worden, en vink het vakje onder Akkoord aan. Vervolgens klikt u op toepassen. 

Voor meer informatie, zie accorderen Urenstaten.

Aanmaken van een standaardurenstaat 

Via een standaard urenstaat beslist u wat voor verantwoording de studenten moeten afleggen. U kunt kiezen tussen een weekverantwoording en een dagverantwoording. Door middel van een standaardurenstaat begroot u ook het aantal uren dat ze moeten halen. Voor nader uitleg over verantwoordingen gaat u naar Verantwoordingen.

Om een standaard urenstaat toe te voegen, klikt u onder de module BPV op Standaard Urenstaten. Vervolgens ziet u het huidige aantal standaard urenstaten. Klik dan op de "Toevoegen" knop.

(1). Wanneer u het standaard urenstaat wil overnemen van een ander standaard urenstaat kunt u die hier kiezen. Standaard staat deze ingesteld op geen urenstaat overnemen.
(2). Geef hier een korte beschrijving van de urenstaat. 
(3). Stel hier in vanaf wanneer het standaardurenstaat moet gelden. Dit wordt gedaan d.m.v. weeknummers en jaartallen.
(4). Stel hier het einde in van de periode waarin het standaard urenstaat geldt.
(5). Kies of u hier een weekverantwoording wilt of niet. In het geval dat u een weekverantwoording kiest, zal ernaast een extra veld verschijnen, waar u het aantal uren per week invult.
(6). Het aantal weken dat een urenstaat standaard is wanneer u er een aanmaakt.
(7). Stel hier de begintijden in van elke dag, die standaard worden gekozen. 
(8). Stel hier de uren in die minimaal gemaakt moeten worden op die dag.

Zodra alles is ingesteld, klikt u op toepassen, rechtsbovenin het scherm.
Voor een uitgebreidere instructie, zie Standaard urenstaten